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Strategie e suggerimenti per essere più produttivi

La capacità di essere produttivi è fondamentale per raggiungere i nostri obiettivi e avere successo sia nella vita lavorativa che personale. Spesso, purtroppo, ci troviamo a lottare con la tendenza a procrastinare o ci sentiamo schiacciati dal carico di lavoro. Fortunatamente, esistono diverse strategie che possono aiutarci a migliorare la nostra produttività.

Si tratta di strategie che utilizzo personalmente. Tuttavia, non tutte potrebbero funzionare nel tuo caso. Prova i suggerimenti che sembrano più adatti al tuo stile di vita e di lavoro e cerca di adottare quelli che ti daranno i risultati migliori.

Inizia la tua giornata dedicando del tempo solo a te stesso

Iniziare la giornata dedicando del tempo solo a te stesso ti aiuterà a sentirti più energico e concentrato durante il resto della giornata. Non rimandare più questo momento prezioso, ma inizia ad alzarti un po’ prima ogni giorno fino a raggiungere l’orario desiderato. Utilizza questo tempo per fare le cose che ti piacciono e ti fanno sentire bene. Anche se può sembrare una piccola modifica alla tua routine quotidiana, farà una grande differenza nella tua vita.

Mettila come priorità nella tua giornata. Imposta i tuoi obiettivi e impegnati a dedicare del tempo a te stesso ogni giorno. Non importa se sono solo 15 minuti o un’ora intera, l’importante è che sia un momento dedicato a te stesso e alle tue passioni. Fare ciò ti aiuterà a sentirti più soddisfatto e realizzato, e contribuirà a migliorare il tuo benessere complessivo. Non aspettare che il tempo si liberi da solo perché non accadrà.

Ecco alcune attività che potresti intraprendere per sfruttare al meglio il tuo tempo:

  • Dedica del tempo alla meditazione per rilassarti e ritrovare la calma interiore.
  • Scegli un libro interessante e leggilo per arricchire la tua mente e lasciarti trasportare in nuovi mondi.
  • Fai esercizio fisico per tenerti in forma e migliorare il tuo benessere generale.
  • Metti la tua creatività in azione e scrivi, che sia un diario personale, una storia o una poesia.
  • Dedica del tempo a lavorare ad un progetto personale che ti appassiona e che potrebbe portarti a traguardi  importanti.
  • Se hai dei progetti complessi, prenditi il tempo per riordinare e organizzare il tuo lavoro creando una struttura solida che ti permetta di avanzare in modo efficace.

Le pause: un elemento fondamentale per ottimizzare la produttività personale

Ciò che è importante comprendere è che è impossibile ottimizzare la propria produttività personale senza considerare il concetto di pausa: per un freelance che voglia essere davvero produttivo è fondamentale capire come alternare momenti di concentrazione totale a momenti di pausa e relax.

Per aumentare la tua concentrazione e rendere il tuo lavoro più efficace, è essenziale trovare il tuo stile di lavoro ottimale. Non esiste, in generale, uno stile migliore di un altro, ma ognuno ha le proprie preferenze. Quindi, devi sperimentare diverse strategie per trovare quella che funziona meglio per te.
Ad esempio:

  • Tecnica del Pomodoro: questa tecnica prevede di suddividere le sessioni di lavoro in blocchi di 30 minuti, ovvero 25 minuti di lavoro seguiti da 5 minuti di pausa, che si chiamano pomodori. Dopo aver completato quattro pomodori, puoi fare una pausa più lunga di 15-30 minuti.
  • Intervalli di 90 minuti: studi hanno dimostrato che i nostri corpi e il nostro cervello lavorano in cicli di circa 90 minuti. Durante questi intervalli, siamo più concentrati e produttivi, seguiti da una fase di recupero di energia di 20 minuti. Quindi, è consigliabile lavorare in blocchi di 90 minuti seguiti da una pausa di 20 minuti.
  • Tecnica 52-17: uno studio ha scoperto che il rapporto ottimale tra lavoro e pausa è di 52 minuti di lavoro seguiti da 17 minuti di pausa. Questo schema di lavoro è stato associato a maggior produttività.

Se nessuno di questi modelli si adatta al tuo stile di lavoro, sperimenta e crea il tuo programma. Non è necessario seguire tecniche predefinite, l’importante è trovare il tuo equilibrio. Fare delle pause tra diversi compiti è fondamentale per ricaricare la mente.

È importante capire che non è possibile ottimizzare la propria produttività personale senza considerare il concetto di pausa. Per essere veramente produttivi, bisogna alternare momenti di totale concentrazione a momenti di rilassamento e riposo. Questo perché il nostro cervello non è progettato per funzionare al massimo delle sue capacità per lunghi periodi di tempo senza interruzioni.

Durante questi momenti di pausa, è consigliabile staccare completamente dal lavoro e dedicarsi ad attività che favoriscono il rilassamento, come fare una passeggiata all’aria aperta, praticare qualche esercizio fisico leggero o semplicemente rilassarsi leggendo un libro o ascoltando della musica.

È importante pianificare le pause in anticipo e rispettarle come parte integrante della propria routine lavorativa. Non bisogna considerarle come un tempo perso, ma come un investimento per migliorare la produttività complessiva.

Le pause non devono essere necessariamente lunghe per essere efficaci. Anche brevi intervalli di pochi minuti possono fare la differenza nel mantenere alti i livelli di produttività. La chiave sta nel trovare un equilibrio tra concentrazione e riposo, per sfruttare al meglio il proprio potenziale lavorativo.

Mantieniti concentrato ed evita le distrazioni

Per garantire una maggiore produttività durante la giornata lavorativa, è importante gestire efficacemente le distrazioni associate a e-mail, telefono, chat e social media. Questi strumenti sono ormai parte integrante del nostro lavoro, ma possono anche rappresentare delle grandi tentazioni che ci allontanano dai nostri obiettivi.

Per gestire al meglio queste distrazioni, è utile stabilire dei limiti ben definiti. Si può, ad esempio, decidere di dedicarsi alle attività di comunicazione, come rispondere alle chiamate, controllare le e-mail o interagire sui social media ogni 3 ore. Una volta trascorso il tempo prestabilito, è importante chiudere le applicazioni e aprirle solo nella successiva finestra temporale.

Questi limiti rigorosi potrebbero non essere appropriati per tutte le situazioni di lavoro, poiché dipendono dal tipo di attività che viene svolta. Tuttavia, è consigliabile fare del proprio meglio per aderire a queste direttive al fine di massimizzare l’efficienza e ridurre le distrazioni durante le ore di lavoro.

Nel mio caso, la mia principale fonte di distrazione è il flusso continuo di email che devo gestire ogni giorno. Per affrontare questo problema, utilizzo l’app Spark come client di posta e tra le sue molte funzionalità, una delle più utili per me è la “Pianificazione Focus Email“.

Questa funzione mi permette di scegliere quando voglio dedicarmi alle email. Al di fuori di questi momenti specifici, l’app mi invia un promemoria per ricordarmi di accedere alla mia prossima sessione di Focus Email. In questo modo, posso evitare di essere costantemente interrotto dalle notifiche e concentrarmi sulle email solo nei momenti che ho stabilito in anticipo.

Esistono, tuttavia, situazioni in cui devo intervenire immediatamente per alcuni clienti e tre ore, ad esempio, potrebbero essere un tempo troppo lungo. Pertanto, per gestire tali situazioni, imposto dei filtri che consentono solo ad alcune email di essere notificate in modo prioritario.

La pianificazione: il segreto per una giornata lavorativa produttiva

Per raggiungere livelli di produttività elevati, è fondamentale evitare di iniziare una giornata senza una pianificazione adeguata. Prenditi il tempo necessario per pianificare in anticipo le attività e le priorità della tua giornata lavorativa.

In questo modo, quando inizierai la tua giornata, avrai già ben chiari gli obiettivi da raggiungere e potrai concentrarti immediatamente su di essi, evitando di smarrirti o di sentirti sopraffatto. Questo ti permetterà di eliminare le distrazioni mentali e di lavorare con maggiore efficacia. Io dedico 10 minuti, prima di concludere la giornata lavorativa, a rivedere tutte le attività che dovrò svolgere il giorno seguente.

Eat that frog!

Eat that frog!” tradotto letteralmente significa “Mangia quella rana!”. Questa espressione, apparentemente strana, indica che è meglio affrontare subito le attività più difficili e sgradite invece di rimandarle continuamente. La “rana” rappresenta l’attività o il compito che ci provoca più disagio o che non ci piace, ma che è necessario affrontare per poter procedere con il resto del lavoro.

Il metodo proposto da Brian Tracy si basa sull’idea che, se si riesce ad affrontare immediatamente l’attività più sgradita, si avrà una maggiore sensazione di soddisfazione e si libererà spazio nella mente per occuparsi delle altre attività più piacevoli e gratificanti. Il fatto di rimandare costantemente l’attività più difficile può causare uno stress continuo e una diminuzione della produttività complessiva.

Per seguire il metodo “Eat that frog!”, Tracy suggerisce di prendere un foglio di carta e di scrivere l’elenco delle attività da svolgere, assegnando a ciascuna di esse una priorità (io utilizzo ClickUp ma anche TickTick,  Todoist o Things andranno benissimo ). L’obiettivo è identificare la “rana” e stabilire un piano d’azione per affrontarla al meglio. Questo può includere suddividere l’attività in compiti più piccoli, o dedicare un periodo di tempo esclusivamente a quella specifica attività.

Affrontare la “rana” per prima cosa può sembrare difficile e scoraggiante, ma una volta che l’attività è completata, si avrà una maggiore energia e motivazione per affrontare le altre attività. L’esperienza, tra l’altro, dimostra che spesso le attività che ci creano più disagio sono meno difficili di quanto pensassimo inizialmente. Quindi, “mangiare quella rana” diventa un modo per superare le nostre paure e aumentare la nostra autostima.

Il metodo “Eat that frog!” ci insegna anche l’importanza di concentrarci sulle attività più produttive e significative. Spesso, perdiamo tempo e energia su compiti insignificanti o che potrebbero essere delegati ad altre persone. Affrontando la rana, siamo costretti a riflettere e a scegliere attentamente quali attività sono davvero importanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi.

Una volta che abbiamo deciso di affrontare la rana, dobbiamo impegnarci a mantenere il focus su di essa, evitando di lasciarci distrarre da altre attività o da dispositivi tecnologici. Questo richiede disciplina e autocontrollo, ma i risultati ne saranno degni!

Concentrati su una sola attività alla volta

Per essere più efficiente e produttivo, è importante focalizzarsi su un’unica attività alla volta. Il multitasking può sembrare conveniente, ma in realtà porta a svolgere le cose in modo inefficiente. Ne ho parlato qui.

Al contrario, dedicarsi a una sola attività permette di concentrare al massimo l’attenzione su di essa e di completarla più velocemente, riducendo drasticamente la possibilità di commettere errori.

Per concentrarti su una sola attività, segui questi suggerimenti:

  • Suddividi l’attività in compiti più piccoli e gestibili, affrontandoli uno alla volta. In questo modo, si riduce il carico cognitivo e si può concentrarsi meglio senza essere sopraffatti.
  • Crea un piano dettagliato per eseguire le attività, stabilendo le priorità e procedendo solo dopo aver completato una parte. In questo modo, si evita di saltare da un’attività all’altra senza concludere nulla.
  • Riduci le distrazioni intorno a te: limita la posta elettronica, metti il telefono a testa in giù e riduci drasticamente  il tempo trascorso online, a meno che non sia necessario per il compito. Se necessario, cambia ambiente di lavoro per trovare una maggiore tranquillità.
  • Stabilisci dei limiti di tempo per le attività, in modo da avere una chiara visione del tempo impiegato per completarle.

Investire nel miglioramento della produttività personale è fondamentale per ottenere risultati straordinari e raggiungere i propri obiettivi, garantendo una vita equilibrata e soddisfacente.

Resta concentrato sulle priorità e mantieni una mentalità positiva. Non permettere alle distrazioni e alla procrastinazione di sabotare i tuoi sforzi, ma impegnati a coltivare abitudini produttive. Il potenziale per diventare più produttivi è dentro di noi, basta solo tirarlo fuori e abbracciare il cambiamento.

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