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Il mio flusso di lavoro con TickTick

Col passare del tempo, ho perfezionato il mio flusso di lavoro adottando un processo virtuoso articolato in fasi distinte. Questo approccio mi consente di gestire in modo efficace tutte le fasi del mio lavoro, dall’iniziale contatto con il cliente, alla conclusione del progetto e al successivo supporto. Pertanto, l’elemento chiave non è tanto l’applicazione specifica utilizzata, quanto piuttosto il metodo in sé. Attualmente, utilizzo TickTick, ma questo approccio può essere replicato su qualsiasi altra app con caratteristiche simili, che ti faccia sentire più a tuo agio o che preferisci.

È cruciale avere un’unica applicazione che permetta di centralizzare tutte le informazioni, anche se ciò non è sempre possibile e dipende dalle esigenze individuali e dalla natura del lavoro svolto.

Nel mio caso, oltre alla gestione dei compiti specifici di ciascun progetto, mi occupo anche di produrre numerosi appunti e di gestire un gran numero di email.

TickTick mi consente di creare, oltre alle liste di compiti e sotto-compiti, anche le note. Questo aspetto è fondamentale, poiché posso avere all’interno della lista di un progetto sia i compiti da svolgere che le relative note.

Questo è particolarmente significativo perché mi consente di avere il controllo completo senza dover passare da un’app all’altra.

Ho sempre cercato di evitare il caos digitale che inevitabilmente si crea quando si hanno appunti su un’app e compiti da fare su un’altra. Raramente ho bisogno di utilizzare la funzione di ricerca, poiché so già dove trovare tutte le informazioni relative a ciascun progetto.

Con TickTick, l’organizzazione del flusso di lavoro attraverso l’uso combinato di tag e cartelle offre un approccio strutturato ed efficiente. La chiarezza derivante dalla suddivisione delle attività in categorie specifiche semplifica la gestione quotidiana e migliora la produttività complessiva.

Esploreremo la mia implementazione del metodo, partendo dalla definizione dei tag e procedendo all’organizzazione coerente in cartelle, seguendo un flusso di lavoro virtuoso.

Tag: la chiave per una gestione efficace del mio flusso di lavoro

La gestione delle richieste dei clienti è una parte cruciale di qualsiasi attività commerciale. Per semplificare e organizzare questa fase critica, esploreremo come gestisco, attraverso i tag, la prima fase con il cliente, focalizzandoci su tre categorie principali: “Rifiutato”, “Accettato” e “In trattativa”.

GESTIONE RICHIESTE

  1. Tag “Rifiutato”: è fondamentale per filtrare immediatamente le richieste che non si allineano con gli obiettivi aziendali o che sono al di fuori delle possibilità di realizzazione. Attraverso l’applicazione del tag “Rifiutato”, posso identificare rapidamente le richieste che non sono state accettate dal cliente.
  2. Tag “Accettato”: le richieste che sono in linea con gli obiettivi aziendali e che possono essere facilmente implementate vengono contrassegnate con il tag “Accettato”. Questo tag permette una rapida identificazione del preventivo approvato, semplificando il processo di smistamento successivo. Una delle chiavi della gestione efficace del tag “Accettato” è garantire una comunicazione chiara sulle prossime fasi. Utilizzo commenti aggiuntivi per indicare i passi successivi, i tempi di consegna stimati e le eventuali informazioni necessarie dal cliente per procedere. Questo assicura una transizione fluida dalla fase di accettazione alla successiva fase operativa.
  3. Tag “In trattativa”: è cruciale per le richieste che richiedono ulteriori discussioni o negoziazioni. Questo tag mi consente di tenere traccia di tutte le richieste che sono in fase di elaborazione, ma che richiedono ancora chiarimenti o dettagli aggiuntivi. Nella gestione delle richieste “In trattativa”, la tempestività è fondamentale. Imposto scadenze chiare e utilizzo promemoria e notifiche per assicurarmi di non far passare troppo tempo e lasciar così “raffreddare” il cliente. In questa fase è importantissimo un monitoraggio continuo.

Ottimizzazione della gestione della fatturazione attraverso l’uso dei tag

Il primo passo per ottimizzare la gestione della fatturazione è creare una struttura di tag chiara e intuitiva. Nel mio caso, ho identificato diverse categorie di servizi, ognuna delle quali è contrassegnata dal tag specifico.

Una volta stabilita la struttura di tag, è ora il momento di assegnarli ai clienti e ai progetti corrispondenti. Questo passo fondamentale permette di tenere traccia delle diverse attività e servizi erogati per ciascun cliente. Ad esempio, se un cliente richiede l’assistenza annuale, basterà assegnare il tag “Assistenza annuale” al progetto relativo.

I tag diventano strumenti preziosi quando si tratta di monitorare scadenze e task ricorrenti. Ogni volta che si avvicina il momento di emettere una fattura, è possibile filtrare facilmente i progetti in base ai tag pertinenti. Questo approccio garantisce che nessun dettaglio venga trascurato e che tutti i servizi erogati siano correttamente inclusi nella fattura.

I tag non servono solo a semplificare la fatturazione, ma anche a fornire dati utili per l’analisi e l’ottimizzazione. Analizzando i tag assegnati ai vari progetti nel tempo, è possibile identificare tendenze, migliorare l’efficienza operativa e prendere decisioni informate sulle tariffe e i pacchetti offerti.

FATTURAZIONE

  1. Tag “Gestione social”
  2. Tag “Rateazione sito”
  3. Tag “Assistenza annuale”
  4. Tag “Hosting”
  5. Tag “Aggiornamenti on demand” (per chi non sottoscrivere un contratto annuale)
  6. Tag “Iubenda”
  7. Tag “Cookiebot”

Gli stati del progetto: “In corso”, “In attesa del cliente”, “In revisione”

La gestione efficace degli stati del progetto è cruciale per assicurare una progressione fluida e una chiara comprensione dello stato attuale delle attività. Un metodo popolare per raggiungere questo obiettivo è l’utilizzo di tag, che consentono di etichettare e organizzare in modo efficiente le diverse fasi di un progetto, focalizzandoci su tre stati chiave: “In corso”, “In attesa del cliente” e “In revisione”. Il quarto stato “concluso” coinciderà con il click sul task che verrà automaticamente chiuso e archiviato.

STATI DEL PROGETTO

  1. Tag “In corso”: il tag “In corso” è essenziale per tracciare le attività attualmente in svolgimento. Ogni volta che inizio un nuovo compito, applico questo tag per indicare che l’attività è in fase di esecuzione. Questo consente a me e al mio team di visualizzare immediatamente quali attività sono attive e richiedono attenzione immediata. Inoltre, questo tag mi aiuta a mantenere la mia lista di attività focalizzata sulle cose che stanno effettivamente procedendo, facilitando una visione chiara dei progressi.
  2. Tag “In attesa del cliente”: alcune fasi del progetto richiedono il coinvolgimento e il feedback del cliente. Per gestire efficacemente queste situazioni, utilizzo il tag “In attesa del cliente”. Quando completiamo una fase o una revisione e dobbiamo ottenere l’approvazione o il commento del cliente, applico questo tag. Ciò indica chiaramente che la palla è nel campo del cliente e che la nostra attività è momentaneamente in pausa. Monitorare questo tag è cruciale per evitare ritardi.
  3. Tag “In revisione”: il tag “In revisione” è di fondamentale importanza per indicare le attività che richiedono una revisione interna o esterna. Quando completiamo una fase del progetto, la contrassegno con questo tag per segnalare che è pronta per essere esaminata. Questo può coinvolgere una revisione da parte del team interno o da parte del cliente. La categorizzazione chiara delle attività in fase di revisione aiuta a garantire che nulla venga trascurato e che ogni aspetto del progetto sia accuratamente valutato prima del passaggio alla fase successiva.

Vantaggi della gestione degli stati tramite Tag

  • Tracciabilità istantanea: l’utilizzo dei tag consente una tracciabilità istantanea degli stati del progetto. Posso rapidamente filtrare le attività in base a uno specifico stato, permettendomi di concentrarmi su ciò che è prioritario in un dato momento.
  • Comunicazione chiara: la chiara etichettatura degli stati del progetto facilita la comunicazione all’interno del team. Tutti i membri sono consapevoli del progresso e delle attività che richiedono la loro attenzione.
  • Prevenzione di ritardi: l’identificazione rapida delle attività “In attesa del cliente” aiuta a prevenire ritardi dovuti a tempi di attesa prolungati. È possibile attivare tempestivamente i follow-up per ottenere il feedback necessario e mantenere il flusso del progetto.

Template per la gestione efficace delle attività del progetto

Gestisco le attività di ogni mio progetto utilizzando un sistema di tag, basato su un template che ho appositamente creato che include le categorie principali delle attività con sotto attività. Questo template serve da guida per ogni nuovo progetto, garantendo coerenza nella struttura e nella gestione delle attività.

Una volta che il template è stato definito, il suo utilizzo diventa estremamente facile e efficiente. Ogni volta che inizio un nuovo progetto, duplico il template e lo personalizzo con le specifiche del progetto in questione. Questo processo standardizzato riduce il rischio di omissioni e garantisce che tutte le attività rilevanti siano incluse.

Ogni singola attività all’interno del progetto viene contrassegnata con un tag corrispondente alla sua categoria. Ad esempio, un documento relativo al progetto riceverà il tag “Documenti”, e così via. Questo permette di identificare facilmente il tipo di attività coinvolta in qualsiasi momento.

La gestione dei progetti attraverso l’utilizzo dei tag basati su un template standardizzato si è dimostrata un approccio efficace nella mia esperienza. Questo metodo non solo semplifica la pianificazione e l’esecuzione delle attività, ma contribuisce anche a mantenere la coerenza tra progetti diversi.

ATTIVITÀ DEL PROGETTO

  1. Tag “Documenti”
  2. Tag “Marketing”
  3. Tag “Server”
  4. Tag “Graphic design”
  5. Tag “Web design”
  6. Tag “Social”
  7. Tag “Servizio video”
  8. Tag “Servizio fotografico”

TickTick e la sinergia con Spark, Craft e Hook: gli strumenti giusti!

Nel mio flusso di lavoro, oltre TickTick che resta l’hub principale, utilizzo: Spark, Craft e Hook.

Spark: ottimizza la gestione della posta elettronica integrando TickTick

Per gestire al meglio la posta elettronica, ho integrato Spark nel mio flusso di lavoro. Questa app offre una serie di funzionalità avanzate per organizzare e gestire le email in modo efficiente integrandosi con TickTick. La capacità di esportare le email direttamente in TickTick, generando un link, semplifica notevolmente la transizione tra la gestione delle attività e la gestione della posta elettronica. Questo collegamento diretto tra le email e le attività programmate in TickTick consente di avere una visione globale e di agire prontamente su tutte le faccende pendenti.

Craft: la soluzione per una gestione efficiente dei documenti complessi

La gestione di documenti complessi richiede un approccio più strutturato, e per questo ho integrato Craft nel mio flusso di lavoro. Craft è un’applicazione per la creazione e l’organizzazione di documenti. La sua struttura ad albero consente di organizzare informazioni in modo gerarchico, facilitando la navigazione attraverso progetti complessi. Integrando Craft con TickTick, posso collegare direttamente documenti specifici alle attività – attraverso l’uso dei deeplink – , garantendo un rapido accesso a tutte le risorse correlate. Questo articolo è stato scritto con Craft. 😎

Hook per la connessione e la navigazione tra diversi documenti e risorse digitali

Per facilitare la connessione e la navigazione tra i diversi documenti e risorse digitali, ho incorporato Hook nel mio flusso di lavoro. Questa applicazione consente di creare collegamenti diretti tra file e documenti. Con un semplice clic, posso passare da un’attività in TickTick a un documento specifico in Craft, a una email rilevante in Spark o, infine, ad un file o cartella del mio Mac. Hook funge da collante digitale, semplificando la transizione tra le diverse parti del mio flusso di lavoro.

Monitoraggio delle attività dei collaboratori mediante l’uso dei tag

I tag, identificati con i nomi dei miei collaboratori, mi consentono di monitorare facilmente le attività svolte da ognuno. Assegnando i tag ad essi, è possibile identificare chiaramente chi è responsabile di quella attività. Ad esempio, se una specifica attività è contrassegnata con il tag “Luca”, è immediatamente chiaro che Luca è incaricato di portare a termine quel particolare compito. Posso filtrare le attività in base al tag “Luca” e visualizzare l’elenco completo di tutte le attività di cui si sta occupando. Questo facilita il monitoraggio delle scadenze e mi aiuta a garantire che ogni membro stia lavorando in linea con gli obiettivi temporali prestabiliti.

PERSONE

  1. Tag “Luca”
  2. Tag “Daniele”
  3. Tag “Emanuele”
  4. Tag “Nicola”
  5. Tag “Enzo”
  6. Tag “Sabina”
  7. Tag “Amanda”

L’importanza delle cartelle

Dopo aver definito e categorizzato le attività utilizzando il sistema di tag, la fase successiva coinvolge l’organizzazione di tutto attraverso l’uso delle cartelle. In TickTick ne ho 4.

1. GESTIONE DEI LEADS. Contiene 3 liste:

  • Primo contatto (Note List): inizio la mia organizzazione creando una cartella dedicata alla gestione dei leads. All’interno, inserisco una lista di note specifiche per il primo contatto con i potenziali clienti. Queste note possono contenere dettagli cruciali emersi durante le conversazioni iniziali, consentendomi di personalizzare ulteriormente le future interazioni.
  • Preventivo (Note List): creo una sezione separata per i preventivi, garantendo che tutte le informazioni relative alle offerte siano facilmente accessibili e organizzate in modo chiaro.
  • Fatturazione (Task List): per le fasi successive, implemento una lista di attività dedicata alla fatturazione. Ciò include scadenze (ricorrenti e non), dettagli di pagamento e tutte le informazioni necessarie per garantire un processo di fatturazione fluido.

2. PROGETTI

  • All’interno della cartella “Progetti”, creo liste (nel mio caso uso il nome delle aziende clienti) per ogni progetto in corso. Queste liste contengono sia elenchi di attività (“Task”) che documentazione dettagliata (“Note”). Questo approccio consente di mantenere tutte le risorse pertinenti raggruppate in un unico posto.

3. SVILUPPO WEB

  • All’interno utilizzo più liste di sole note catturate tramite l’estensione di Chrome “One-Click TickTick” (funziona come il web clipper di Evernote). Divido, quindi, le note in liste specifiche come WordPress, WooCommerce e altre pertinenti.

4. PERSONALE

  • Infine, dedico più liste separate per le attività personali. All’interno, organizzo task e note che non sono legate al lavoro. Mantenere separati i due aspetti della mia vita contribuisce a mantenere la chiarezza e a evitare sovrapposizioni indesiderate.

L’utilizzo di un sistema di tag chiari e intuitivi, insieme all’assegnazione dei tag ai clienti e ai progetti corrispondenti, può semplificare la gestione dei progetti e garantire che nessun dettaglio venga trascurato.

La gestione degli stati del progetto tramite tag, come “In corso”, “In attesa del cliente” e “In revisione”, permette una progressione fluida e una chiara comprensione dello stato attuale delle attività.

L’integrazione di strumenti come Spark, Craft e Hook, insieme all’assegnazione di tag ai collaboratori e all’organizzazione delle attività attraverso l’uso delle cartelle, può potenziare ulteriormente il flusso di lavoro e migliorare l’efficienza. Ciò che è importante non è lo strumento ma il metodo.

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Tags: Focus, TickTick

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